Bernd Laqua

Die Einführung von WINYARD in der Gemeinde Bennewitz

Die Gemeinde Bennewitz hat sich für das innovative Dokumenten-Management-System WINYARD entschieden, mit der Zielstellung das komplette Portfolio inkl. Workflow für die gesamte Gemeindeverwaltung Bennewitz in wenigen Monaten einzuführen. Als erster Meilenstein wurde in der Verwaltung Bennewitz, die Entscheidung zur Implementierung einer verwaltungsweiten Struktur, in Form des Sächsischen Produktplans getroffen, der in Anlehnung an den Produktplan der Stadt Brandis aufgebaut wurde. Auf Empfehlung der Firma LCS und den Vorgaben des Organisationskonzepts „Elektronische Verwaltungsarbeit“ wurde die vorhandene papierbasierende Schriftgutverwaltung auf die elektronische Akte mit laufender Nummerierung und integrierter Vorgangsbearbeitung umgestellt. Die eAkte bildet nun den kompletten Lebenszyklus der Dokumente und Verwaltungsarbeit. Die logische Strukturierung der eAkte im DMS gibt nun den formalen und inhaltlichen Rahmen für alle Schriftgutobjekte in der Gemeinde-verwaltung Bennewitz vor und stellt die Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Sächsischen E-Government-Gesetzes dar. Im weiteren Projektverlauf wurde die Fachapplikation des Softwareherstellers H&H Berlin integriert. Dem Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen „H&H“ werden die im WINYARD DMS erfassten Rechnungen mit Adresservice (Kreditoren-View, GOBD) und allen rechnungsrelevanten Informationen übergeben. Der komplette Anordnungsprozess mit allen Zeichnungsschritten inklusive der einfachen, elektronischen Signatur (ausreichend im Freistaat Sachsen) wird im Fachwesen (HKR) durchgeführt. Die Speicherung der Rechnung und Anordnung erfolgt in der eAkte nach Kreditoren. Nach der Einführung des Posteingangsmanagements inkl. Scanprozess, Gutachterfunktion und individueller Weiterleitung an die Fachbereiche, erfolgt als nächster Meilenstein die Einführung des Vertragsmanagements. Die WINYARD Suite ist in der Gemeinde Bennewitz verwaltungsweit im Einsatz. Wir bedanken uns für die vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit und freuen uns auf die zukünftigen Aufgaben mit der Firma LCS Computer Service GmbH aus Schlieben.

Rick Bergener

Die Einführung von WINYARD im Amt Biesenthal-Barnim

Das Amt Biesenthal-Barnim ist eine Behörde des öffentlichen Dienstes und verwaltet 5 Gemeinden und die Stadt Biesenthal. Daher benötigten wir ein komplexes, jedoch leicht zu bedienendes Dokumenten-Management-System im Rahmen des aktuell herrschenden Verwaltungsaufkommens und neuer anstehender technischer Herausforderungen. Mit dem WINYARD-DMS wurden wir fündig. WINYARD beherrscht komplexe Verwaltungsmechanismen bei doch simplem Aufbau und Anwendung. Die Einarbeitung gelingt dadurch auch neuen Mitarbeitern relativ einfach. Sein modularer Aufbau lässt eine individuelle Anpassung an die Verwaltungsbedürfnisse zu. Diese Anpassungen können in Sachen Abläufen, Zuordnungen und Zugänglichkeit nach Belieben erfolgen. Es verfügt außerdem über ein simples, dennoch effizientes, Rechtesystem mit dem Benutzer und deren Zugriffsrechte zuverlässig verwaltet werden können. Da freut sich ein Administrator sehr. Die Benutzeroberfläche ist für jeden Benutzer individuell einstellbar, sodass sich ein jeder sowohl farblich als auch funktionell für sich selbst gemütlich einrichten kann. Dies fördert auch die Bereitschaft mit dem System arbeiten zu wollen. Sollte es doch einmal vorkommen, dass ein Fehler auftritt, so ist der Kundensupport stets bereit sich dem Problem anzunehmen und eine Lösung zu finden. Die Mitarbeiter sind sehr freundlich, entgegenkommend und kompetent. Des Weiteren bietet WINYARD eine Reihe Schnittstellen, um Verwaltungsprogramme aller Art zusammenführen zu können. Bei einer doch ziemlich komplexen Programmlandschaft wird so ein erleichtertes Arbeiten geschaffen. Das WINYARD-DMS ist ein sehr gut zu bedienendes und zu administrierendes System, welches dazu immer weiter entwickelt wird. Dies weckt Vertrauen in Langlebigkeit und anhaltender Zusammenarbeit. Wir wollen uns für den wirklich guten Service bedanken und wollen auch weiterhin eng mit der Firma LCS Computer Service zusammenarbeiten.

Robert Kröber

Die Einführung von WINYARD in der Innovationskommune Sachsen

Die Stadt Brandis und die Firma LCS Computer Service GmbH können auf ein erfolgreiches, komplexes Projekt zurückschauen. Zielstellung innerhalb des Projektes „Innovationskommune Sachsen“ war es, ein modernes Dokumenten-Management-System in Kombination mit integrierten Geschäftsvorgängen, sogenannten Workflows, für die gesamte Stadtverwaltung Brandis einzuführen. Zentrale Voraussetzung der nachhaltigen Integration eines Dokumenten-Management-Systems war die Entwicklung eines strukturierten Aktenplans, der in Brandis in Anlehnung an den Sächsischen Produktplan aufgebaut wurde. Erst die systematische Erfassung aller in der Gesamtverwaltung vorgehaltenen aktenrelevanten Vorgänge garantiert den systematischen Aufbau eines Systems, über das zum Beispiel auch längerfristig zwangsläufig vorkommende, organisatorische Veränderungen sowie Vertretungsregelungen abgebildet werden können und damit eine optimales Arbeiten mit einem Dokumenten-Management-System gewährleistet ist. Der Aktenplan wird begleitet von einem umfangreichen Berechtigungskonzept, das in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister LCS im vollständig neuentwickelten Dokumenten-Management-System WINYARD umgesetzt wurde. Aufgrund der tiefgreifenden Eingriffe in bestehende Arbeitsprozesse, der Vielzahl an betroffenen organisatorischen und technischen Schnittstellen sowie der damit verbundenen großen Bedeutung eines solchen Systems für die Stadtverwaltung wurde dringend empfohlen, die Umsetzung mit hoher Priorität anzugehen. Bei der Auswahl des Dokumenten-Management-Systems stand neben den technischen Anforderungen und dem finanziellen Aspekt einer solchen Anschaffung insbesondere das Vertrauensverhältnis mit dem Anbieter im Mittelpunkt. Das Dokumenten-Management-System WINYARD ist in Brandis aktiv im Einsatz. Die Stadt Brandis bedankt sich ausdrücklich beim Team von LCS Computer Service für dieses erfolgreiche Softwareprojekt.

Frank Lehmann

Elster Werkstätten setzt WINYARD Rechnungs- workflow ein

Die Elster Werkstätten GmbH ist ein gemeinnütziges Unternehmen, das sich für die Teilhabe und Unterstützung für Menschen mit hohem Unterstützungsbedarf einsetzt. Das Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von räumlich getrennten Standorten im Land Brandenburg mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Bei der Verwaltung von Rechnungen fallen auf alle Standorte verteilt über 10000 Rechnungen an, die mit Hilfe der internen Hauspost transportiert werden. Um den zeitlichen Aufwand des papierbasierenden Rechnungsworkflows zu verkürzen und die aufwändige Bearbeitung zu optimieren, suchte das Unternehmen nach einer integrierten digitalen Lösung. Da bereits das DMS der LCS Computer Service GmbH im Einsatz ist, wurde für die Vorgangsbearbeitung der WINYARD Workflow als Lösungsoption vorgeschlagen. Im ersten Schritt erfolgte eine detaillierte Bestandsaufnahme, welche möglichen Bearbeitungswege eine Rechnung im Unternehmen nehmen kann. Bei der Analyse und der entsprechenden Abbildung des Rechnungsdurchlaufs im WINYARD Workflow standen die kompetenten Mitarbeiter von LCS mit Ihrer langjährigen Erfahrung zur Seite. Diese Beratung war nicht nur hilfreich, sondern muss in der Nachbetrachtung auch als unbedingt notwendig eingestuft werden, da aus jeder neuen IST-Analyse neue Workflowmöglichkeiten resultierten. Wenngleich bestimmte Fälle nur selten auftreten, mussten dieser aber dennoch in der Workflowvorlage eingearbeitet werden. Aus diesem Grund wurde zunächst ein Testlauf in Papier parallel zum Rechnungsdurchlauf eingeführt. Dies nahm den beteiligten Mitarbeitern ihre Berührungsängste und erleichterte die Einführung sowie die Akzeptanz des Workflows. Durch die neue Lösung können zukünftig alle Rechnungen schnell und einfach bearbeitet werden. Die involvierten Mitarbeiter haben nach der Einführung von WINYARD Workflow einen noch besseren Überblick über die Skontoabzüge und sind mit der Beschleunigung der Bearbeitung sehr zufrieden.