Bernd Laqua

Die Einführung von WINYARD in der Gemeinde Bennewitz

Die Gemeinde Bennewitz hat sich für das innovative Dokumenten-Management-System WINYARD entschieden, mit der Zielstellung das komplette Portfolio inkl. Workflow für die gesamte Gemeindeverwaltung Bennewitz in wenigen Monaten einzuführen. Als erster Meilenstein wurde in der Verwaltung Bennewitz, die Entscheidung zur Implementierung einer verwaltungsweiten Struktur, in Form des Sächsischen Produktplans getroffen, der in Anlehnung an den Produktplan der Stadt Brandis aufgebaut wurde. Auf Empfehlung der Firma LCS und den Vorgaben des Organisationskonzepts „Elektronische Verwaltungsarbeit“ wurde die vorhandene papierbasierende Schriftgutverwaltung auf die elektronische Akte mit laufender Nummerierung und integrierter Vorgangsbearbeitung umgestellt. Die eAkte bildet nun den kompletten Lebenszyklus der Dokumente und Verwaltungsarbeit. Die logische Strukturierung der eAkte im DMS gibt nun den formalen und inhaltlichen Rahmen für alle Schriftgutobjekte in der Gemeinde-verwaltung Bennewitz vor und stellt die Basis für die erfolgreiche Umsetzung des Sächsischen E-Government-Gesetzes dar. Im weiteren Projektverlauf wurde die Fachapplikation des Softwareherstellers H&H Berlin integriert. Dem Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen „H&H“ werden die im WINYARD DMS erfassten Rechnungen mit Adresservice (Kreditoren-View, GOBD) und allen rechnungsrelevanten Informationen übergeben. Der komplette Anordnungsprozess mit allen Zeichnungsschritten inklusive der einfachen, elektronischen Signatur (ausreichend im Freistaat Sachsen) wird im Fachwesen (HKR) durchgeführt. Die Speicherung der Rechnung und Anordnung erfolgt in der eAkte nach Kreditoren. Nach der Einführung des Posteingangsmanagements inkl. Scanprozess, Gutachterfunktion und individueller Weiterleitung an die Fachbereiche, erfolgt als nächster Meilenstein die Einführung des Vertragsmanagements. Die WINYARD Suite ist in der Gemeinde Bennewitz verwaltungsweit im Einsatz. Wir bedanken uns für die vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit und freuen uns auf die zukünftigen Aufgaben mit der Firma LCS Computer Service GmbH aus Schlieben.

(Veröffentlichung 29. April 2021)