Frank Lehmann

Elster Werkstätten setzt WINYARD Rechnungs- workflow ein

Die Elster Werkstätten GmbH ist ein gemeinnütziges Unternehmen, das sich für die Teilhabe und Unterstützung für Menschen mit hohem Unterstützungsbedarf einsetzt. Das Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von räumlich getrennten Standorten im Land Brandenburg mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Bei der Verwaltung von Rechnungen fallen auf alle Standorte verteilt über 10000 Rechnungen an, die mit Hilfe der internen Hauspost transportiert werden. Um den zeitlichen Aufwand des papierbasierenden Rechnungsworkflows zu verkürzen und die aufwändige Bearbeitung zu optimieren, suchte das Unternehmen nach einer integrierten digitalen Lösung. Da bereits das DMS der LCS Computer Service GmbH im Einsatz ist, wurde für die Vorgangsbearbeitung der WINYARD Workflow als Lösungsoption vorgeschlagen. Im ersten Schritt erfolgte eine detaillierte Bestandsaufnahme, welche möglichen Bearbeitungswege eine Rechnung im Unternehmen nehmen kann. Bei der Analyse und der entsprechenden Abbildung des Rechnungsdurchlaufs im WINYARD Workflow standen die kompetenten Mitarbeiter von LCS mit Ihrer langjährigen Erfahrung zur Seite. Diese Beratung war nicht nur hilfreich, sondern muss in der Nachbetrachtung auch als unbedingt notwendig eingestuft werden, da aus jeder neuen IST-Analyse neue Workflowmöglichkeiten resultierten. Wenngleich bestimmte Fälle nur selten auftreten, mussten dieser aber dennoch in der Workflowvorlage eingearbeitet werden. Aus diesem Grund wurde zunächst ein Testlauf in Papier parallel zum Rechnungsdurchlauf eingeführt. Dies nahm den beteiligten Mitarbeitern ihre Berührungsängste und erleichterte die Einführung sowie die Akzeptanz des Workflows. Durch die neue Lösung können zukünftig alle Rechnungen schnell und einfach bearbeitet werden. Die involvierten Mitarbeiter haben nach der Einführung von WINYARD Workflow einen noch besseren Überblick über die Skontoabzüge und sind mit der Beschleunigung der Bearbeitung sehr zufrieden.

(Veröffentlichung 29. April 2021)