Robert Kröber

Die Einführung von WINYARD in der Innovationskommune Sachsen

Die Stadt Brandis und die Firma LCS Computer Service GmbH können auf ein erfolgreiches, komplexes Projekt zurückschauen. Zielstellung innerhalb des Projektes „Innovationskommune Sachsen“ war es, ein modernes Dokumenten-Management-System in Kombination mit integrierten Geschäftsvorgängen, sogenannten Workflows, für die gesamte Stadtverwaltung Brandis einzuführen. Zentrale Voraussetzung der nachhaltigen Integration eines Dokumenten-Management-Systems war die Entwicklung eines strukturierten Aktenplans, der in Brandis in Anlehnung an den Sächsischen Produktplan aufgebaut wurde. Erst die systematische Erfassung aller in der Gesamtverwaltung vorgehaltenen aktenrelevanten Vorgänge garantiert den systematischen Aufbau eines Systems, über das zum Beispiel auch längerfristig zwangsläufig vorkommende, organisatorische Veränderungen sowie Vertretungsregelungen abgebildet werden können und damit eine optimales Arbeiten mit einem Dokumenten-Management-System gewährleistet ist. Der Aktenplan wird begleitet von einem umfangreichen Berechtigungskonzept, das in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister LCS im vollständig neuentwickelten Dokumenten-Management-System WINYARD umgesetzt wurde. Aufgrund der tiefgreifenden Eingriffe in bestehende Arbeitsprozesse, der Vielzahl an betroffenen organisatorischen und technischen Schnittstellen sowie der damit verbundenen großen Bedeutung eines solchen Systems für die Stadtverwaltung wurde dringend empfohlen, die Umsetzung mit hoher Priorität anzugehen. Bei der Auswahl des Dokumenten-Management-Systems stand neben den technischen Anforderungen und dem finanziellen Aspekt einer solchen Anschaffung insbesondere das Vertrauensverhältnis mit dem Anbieter im Mittelpunkt. Das Dokumenten-Management-System WINYARD ist in Brandis aktiv im Einsatz. Die Stadt Brandis bedankt sich ausdrücklich beim Team von LCS Computer Service für dieses erfolgreiche Softwareprojekt.

(Veröffentlichung 29. April 2021)