Hoyerswerda Marktplatz (Bild Frank Weiner)Die Große Kreisstadt Hoyerswerda liegt an der nordöstlichen Grenze des Freistaates Sachsen südlich des Lausitzer Seenlandes. Nach Görlitz und Bautzen ist sie mit rund 35 000 Einwohnern und 95 Quadratkilometern Fläche die drittgrößte Stadt der Oberlausitz. Natürlich macht auch hier die doppische Buchhaltung nicht halt und so wurde diese in der Stadtverwaltung bereits eingeführt. Softwareseitig waren dabei neben dem bereits vorhandenen Dokumentenmanagementsystem CC DMS auch ARCHIKART 4 und das Geografische Informationssystem CAIGOS mit von der Partie.

Für das folgende Interview bedankt sich die ARCHIKART Software AG bei der Systemadministratorin Kerstin Pawlaßek und dem Fachgruppenleiter Zentrale Verwaltung Uwe Brähmig.

Welche Vorteile bringt ARCHIKART für die Lösung der Arbeitsaufgaben in Ihrer Verwaltung?

Mit Hilfe der ARCHIKART Datenerfassung wurde in unserer Verwaltung erreicht, dass Daten künftig einheitlich verfügbar sind. Der Schwerpunkt der Nutzung ist geprägt von den Anforderungen der Doppik, unabhängig davon zeigen sich bereits deutliche Vorteile. So können vorhandene Daten Dritter in das einheitliche Datenbanksystem eingebunden werden. Dies verspricht eine hohe Nachhaltigkeit in allen relevanten Bereichen. Mit ARCHIKART wird eine qualifizierte ämterübergreifende Bearbeitung beispielsweise im ARCHIKART Vertragsregister möglich und es steht gleichzeitig eine zentrale Auswertungsplattform zur Verfügung.

Welche Hindernisse waren bei der ARCHIKART Einführung zu überwinden?

Da Doppik und ARCHIKART parallel eingeführt wurden, ergab sich eine große zusätzliche Belastung der Mitarbeiter. Ohne das besondere Engagement der beteiligten Mitarbeiter wäre das nicht gelungen, denn der Zeitplan war eng. Ein umfassender Umbau der Softwarelandschaft inklusive der CAIGOS-Einführung ist nicht mal so nebenbei zu stemmen!

 

Wie werden die Mitarbeiter für ARCHIKART 4 fit gemacht?

Während derzeit noch die Gewöhnungsphase läuft, stehen für die Mitarbeiter individuelle Schulungen entsprechend ihres Doppik-Arbeitsbereiches auf dem Programm. Bei uns hat sich die Folge von Anfangsschulung, Arbeiten im System und Anschlussschulung zur Klärung von Fragen bestens bewährt. Zum ARCHIKART Themenbrowser erfolgt im Februar 2014 eine Schulung im größeren Rahmen.

 

Inwiefern spielte die vorhandene DMS­Schnittstelle von ARCHIKART zu CC DMS eine Rolle bei der Entscheidung für AR­CHIKART?

Das Dokumentenmanagementsystem CC DMS ist schon länger im Einsatz und bildet nun zusammen mit ARCHIKART ein sinnvolles Gesamtsystem. Durch die Schnittstelle lassen sich die vorhandenen Daten jetzt nachträglich mit ARCHIKART nutzen: Alte Dokumente werden angezeigt, neue automatisch in die vorhandene DMS-Struktur eingefügt.

 

In welchen Bereichen wird das CC DMS genutzt?

Derzeit wird das DMS im Fachbereich Bau-, Grundstücks- und Liegenschaftsmanagement für Facility Management sowie bei Verträgen und in der Liegenschaftsverwaltung eingesetzt. Mit dem Ausbau der Fachkataster und dem Einsatz im Vertragswesen für zahlreiche Vertragsarten schreitet die Umsetzung der DMS-Nutzung stetig voran. Im Zuge der Doppikeinführung wurden Strukturen von CC DMS und ARCHIKART aufeinander abgestimmt. Es entstanden einheitliche Ablagestrukturen als Basis für die automatisierte Bearbeitung.

 Uwe Brähmig (Fachgruppenleiter Zentrale Verwaltung) und Kerstin Pawlaßek (Systemadministratorin)

Wie schätzen Sie die Komplexität der Konfiguration der Schnittstelle zu CC DMS ein?

Die Konfiguration ist übersichtlich und händelbar. Anzupassen waren die Grundeinstellungen und die individuelle Nutzerkonfiguration. Für jede Objektart wurden Dokumententypen und Ablageorte definiert. Dieser Vorgang ist für jedes neue Fachverfahren zu wiederholen.

 

Welche Vorteile entstehen für die Anwender durch die CC DMS Integration?

Infolge vereinheitlichter Passwörter können sich die Systeme verstehen. Der Nutzer ist mit nur einer Anmeldung in beiden Systemen arbeitsfähig. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht die automatisierte Übertragung von ARCHIKART zu CC DMS und gleichzeitigen Datenzugriff. Einmal eingegeben werden die Daten im anderen System identisch ohne Datenredundanzen abgelegt. Dass Fotos in der Dokumentenvorschau von ARCHIKART angezeigt werden, erleichtert dem Mitarbeiter die tägliche Arbeit und damit die richtige Entscheidung für den Bürger zu treffen. Alte und neue Bilder werden unterschieden. Ordnung zu halten ist einfach. Die Aktualisierung der Dokumente erledigt das System automatisch und letztendlich muss der Mitarbeiter nicht mehr drei Programme gleichzeitig öffnen, um den Überblick zu einem Vorgang zu haben.

 

Bild: Uwe Brähmig (Fachgruppenleiter Zentrale Verwaltung) und Kerstin Pawlaßek (Systemadministratorin) arbeiten nicht nur mit ARCHIKART 4, sondern auch mit CC DMS und CAIGOS.

Kontakt:
Uwe Brähmig, Fachgruppenl. Zentr. Verwaltung
Tel.: 03571 / 45 64 03
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Kerstin Pawlaßek, Systemadministratorin
Tel.:03571 / 45 62 28
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Mit der freundlichen Genehmigung der ARCHIKART Software AG
Quelle: ARCHIKART - Aktuell, Ausgabe 1/2014, Seite 7