Ein Vertragsregister ist für den Jahresabschluss unabdingbar: Neben dem Nachweis für laufende Verbindlichkeiten und der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten für das kommende Geschäftsjahr spielt die revisionssichere Ablage der Originalverträge eine entscheidende Rolle. Mit dem ARCHIKART Vertriebspartner LCS Computer Service GmbH wurde die Integration des Dokumentenmanagementsystems CC DMS® in ARCHIKART 4 wesentlich ausgebaut.

Der Aufruf eines Originalvertrags erspart das Abtippen in die Datenbank. Dank des rechtskonformen Speicherns von Dokumenten im CC DMS® stehen allen berechtigten ARCHIKART Nutzern solche Informationen zur Verfügung. Eine bidirektionale Schnittstelle zwischen beiden Systemen gewährleistet vor allem die Anzeige der Dokumente aus CC DMS® in ARCHIKART. Doch damit nicht genug, denn es werden auch alle in ARCHIKART erstellten oder hinterlegten Dokumente wie Bescheide, Anschreiben und Fotos durch die Zuweisung eines Dokumententyps verschlagwortet und in einer parametrierbaren Struktur abgelegt. Damit sind sie für alle berechtigten CC DMS® Nutzer sofort verfügbar.

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Die Integration des CC Postbuch (hinten) in ARCHIKART 4 (vorn) wurde wesentlich ausgebaut.

Ein zentrales DMS bietet noch viel mehr Möglichkeiten: die Volltextrecherche, die Erstellung von PDF-Akten oder aber auch den digitalen Posteingang. Durch den Ausbau der CC DMS®-Schnittstelle wird die Integration in ARCHIKART für den Anwender noch effektiver. Gesteuert aus dem Posteingang des CC DMS®­ kann der Anwender ab sofort ARCHIKART Fachdatensätze erzeugen.

Immer mehr Nutzer scannen Papierpost nach dem Eingang, um diese anschließend digital zu nutzen. Die enthaltenen Informationen werden im CC DMS® erkannt und mit einfachen Markierungsfunktionen oder automatisiert direkt als Dokumenteneigenschaften hinterlegt. Die manuelle Eingabe von Aktenzeichen und Vertragspartner ist nicht erforderlich. Bei der Ausstattung der Dokumente ist es nun möglich, auf spezifische ARCHIKART Auswahllisten zurückzugreifen. Der eingescannte Vertrag wird direkt einer passenden Vertragsart mit Typ zugewiesen. Damit wird das Dokument nicht nur im CC DMS® hinterlegt, sondern gleichzeitig in ARCHIKART ein Fachdatensatz angelegt, der bereits die richtigen Daten wie Verfahrensart und -typ, Aktenzeichen und Vertragspartner enthält. Natürlich besteht am ARCHIKART Objekt auch die Verknüpfung zum jeweiligen DMS Dokument.

Außerdem ist mit CC DMS® direkt ein entsprechender Workflow aus ARCHIKART ansteuerbar. Somit erhält der jeweilige Nutzer eine Aufgabe zur weiteren Vertragsabarbeitung. Durch diese hilfreichen Funktionen werden doppelte Eingaben und damit verbundene Fehlerquellen vermieden. Das Vertragsdokument steht sofort in digitaler Form zur Verfügung.  

Gisbert Habermann
LCS Computer Service GmbH
Leiter eGovernment
Tel.: 035361 / 35 03 00

                     

Stefanie Horn
Archikart Software AG
stellv. Leiterin Vertrieb
Tel.: 03574 / 46 55 42

 
Mit der freundlichen Genehmigung der ARCHIKART Software AG
Quelle: ARCHIKART - Aktuell, Ausgabe 2/2013, Seite 9